صفحه آرشیو درخواستها یکی از اجزای کلیدی در سامانه خدمات پس از فروش است که به کاربران امکان میدهد تا تمامی اطلاعات مربوط به درخواستهای ثبتشده را بهطور کامل مشاهده، جستجو و مدیریت کنند. این صفحه با ارائه ابزارهای متنوع و طراحی کاربرپسند، دسترسی سریع و مدیریت مؤثر اطلاعات را برای کاربران فراهم میآورد. در این مقاله، ویژگیها، قابلیتها و نحوه استفاده از صفحه آرشیو درخواستها را بررسی خواهیم کرد.
ویژگیهای کلیدی آرشیو درخواستها
فیلترهای جستجوی پیشرفته
این صفحه مجهز به مجموعهای از فیلترهای متنوع است که امکان جستجو و دستهبندی درخواستها را با دقت بالا فراهم میکنند. فیلترهای موجود شامل موارد زیر است:
- فروشگاه: جستجو بر اساس فروشگاهی که درخواست در آن ثبت شده است.
- شعبه: امکان مشاهده درخواستهای ثبتشده در شعبه مشخص.
- وضعیت: جستجوی درخواستها بر اساس وضعیت فعلی آنها (فعال، تکمیلشده، برگشتی و غیره).
- گروه: گروهبندی درخواستها بر اساس نوع یا دستهبندی آنها.
- نام مشتری: نمایش درخواستها بر اساس نام مشتری.
- تعمیرکار: امکان فیلتر درخواستها بر اساس تکنسینی که مسئولیت آنها را بر عهده دارد.
- برگشتی و تعویض قطعه: جداسازی درخواستهایی که برگشتی هستند یا نیاز به تعویض قطعه داشتهاند.
- بازه زمانی: فیلتر درخواستها بر اساس تاریخ ثبت از یک بازه زمانی مشخص.
- فقط ماه جاری: محدود کردن نمایش درخواستها به ماه جاری برای مدیریت بهروز اطلاعات.
جدول نمایش درخواستها
درخواستها بهصورت جدولی نمایش داده میشوند که شامل اطلاعات کلیدی هر درخواست است. ستونهای این جدول عبارتاند از:
- شماره: شماره منحصربهفرد هر درخواست.
- تاریخ: تاریخ ثبت درخواست در سامانه.
- مشتری (موبایل): نام و شماره تماس مشتری مرتبط با درخواست.
- نوع و مشخصات: نوع درخواست و مشخصات محصول مربوطه.
- شرح درخواست: جزئیات و توضیحات مربوط به خرابی محصول یا درخواست مشتری.
- وضعیت برگشتی و تعویض قطعه: نمایش علامتهای مرتبط با برگشتی بودن یا نیاز به تعویض قطعه.
- هزینه و سود: اطلاعات مربوط به هزینه خدمات و سود بهدستآمده از هر درخواست.
- آخرین کاربر مؤثر: کاربری که آخرین بار روی درخواست فعالیت داشته است.
- آخرین وضعیت: وضعیت فعلی درخواست (مثلاً در حال بررسی، تکمیلشده).
قابلیتهای مدیریتی در صفحه آرشیو درخواستها
مشاهده و ویرایش جزئیات هر درخواست
با کلیک روی هر درخواست، کاربران به صفحهای منتقل میشوند که شامل اطلاعات کامل درخواست است. جزئیات قابلمشاهده عبارتاند از:
- اطلاعات مشتری: نام، شماره تماس، و سوابق درخواستهای قبلی مشتری.
- تاریخچه وضعیت: نمایش تمامی تغییرات و بهروزرسانیهای وضعیت درخواست.
- اطلاعات محصول: نوع محصول، شماره سریال، و مشخصات فنی.
- تصاویر: امکان مشاهده تصاویر اولیه و نهایی محصول.
امکان بهروزرسانی وضعیت درخواست
کاربران میتوانند وضعیت درخواستها را تغییر دهند، به تیمهای دیگر ارجاع دهند یا درخواستها را برای اقدامات بعدی مانند تعمیر یا ارسال اطلاعرسانی به مشتری آماده کنند.
پیامهای درونسیستمی
در این بخش، تیمهای مرتبط میتوانند پیامهایی را برای هماهنگی و تسریع فرآیندها به اشتراک بگذارند. پیامهای ثبتشده بهصورت تاریخی ذخیره شده و برای مراجعات بعدی قابلدسترسی هستند.
نحوه استفاده از صفحه آرشیو درخواستها
- ورود به صفحه آرشیو درخواستها
کاربران میتوانند از منوی اصلی سامانه به صفحه آرشیو درخواستها دسترسی پیدا کنند. - انتخاب فیلترهای مناسب
بر اساس نیاز، میتوان فیلترهای جستجوی مختلف را اعمال کرد. این فیلترها به کاربران کمک میکنند تا بهسرعت اطلاعات موردنظر خود را پیدا کنند. - بررسی اطلاعات در جدول
نتایج جستجو بهصورت جدول نمایش داده میشود که شامل اطلاعات کامل هر درخواست است. - دسترسی به جزئیات بیشتر
با کلیک بر روی هر آیتم، صفحه جزئیات درخواست باز شده و اطلاعات کامل آن قابلمشاهده و ویرایش است. - ارسال پیام یا بهروزرسانی وضعیت
کاربران میتوانند وضعیت درخواست را تغییر داده یا پیامهایی را برای هماهنگی بهتر ثبت کنند.
مزایای استفاده از صفحه آرشیو درخواستها
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات: کاربران میتوانند تمامی اطلاعات مرتبط با درخواستها را در یک مکان مشاهده و مدیریت کنند.
- کاربری آسان: فیلترهای متنوع و طراحی ساده امکان استفاده راحت برای کاربران با هر سطح از مهارت را فراهم میکند.
- بهبود شفافیت و هماهنگی: ارائه اطلاعات جامع و دقیق درباره وضعیت درخواستها به شفافیت بیشتر و هماهنگی بهتر تیمهای مختلف کمک میکند.
- گزارشگیری و تحلیل: ابزارهای موجود در این صفحه به مدیران امکان میدهد تا عملکرد سامانه و درخواستهای ثبتشده را تحلیل کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
امنیت و حریم خصوصی
- دسترسی بر اساس نقش کاربری: تمامی اطلاعات موجود در این صفحه بر اساس مجوزهای کاربری قابلمشاهده و ویرایش هستند.
- ذخیره امن اطلاعات: تمامی اطلاعات مشتریان و درخواستها بهصورت امن و رمزگذاریشده ذخیره میشوند.
- ثبت تاریخچه فعالیتها: تمامی تغییرات و فعالیتهای کاربران در سامانه ثبت شده و قابل پیگیری است.
نتیجهگیری
صفحه آرشیو درخواستها یکی از ابزارهای مهم در مدیریت خدمات پس از فروش است که به مدیران و تیمهای فنی کمک میکند تا بهرهوری و دقت بیشتری در ارائه خدمات داشته باشند. امکاناتی مانند فیلترهای جستجو، دسترسی به اطلاعات کامل درخواستها، ابزارهای پیامرسانی و گزارشگیری، این صفحه را به یکی از اجزای حیاتی سامانه تبدیل کرده است.